Politique de respect des Données à caractère personnel pour la collecte des informations dans le cadre l’inscription aux céremonies de proclamation organisées par L’ICHEC (EN Below)
Responsable de traitement : Le département ICHEC de l’ASBL Haute Ecole ICHEC - ECAM – ISFSC, dont le siège social est Boulevard Brand Whitlock 6, 1150 Bruxelles (ci-après l’ICHEC), et dont le délégué à la protection des données est Jacques Folon (DPO@ichec.be).
L’ICHEC s’engage à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de ses activités.
Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons lors de la gestion de votre inscription. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données personnelles.
En acceptant la présente Politique, en utilisant les services du Département ICHEC, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique.
Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations, sont :
- Nom, prénom
- Numéro matricule
- Programme d’étude
- Nombre d’accompagnants
Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- Organiser les cérémonies de proclamation, et communiquer avec vous dans ce cadre,
- Résoudre les réclamations,
- Gérer les demandes d’accès, de rectification, etc.,
- Nous conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à l’anti-blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).
Les bases légales des traitements sont les suivantes :
- Pour la finalité 1 et 2 : Le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait),
- Pour les finalités 3 et 4 : Une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.
Des photos seront prises pendant les cérémonies de proclamation, un lien de téléchargement contenant l’ensemble sera envoyé à tous les participants après la cérémonie afin de vous offrir un souvenir. Elles pourront également être utilisées à des fins de promotion. Si vous ne souhaitez pas être photographié, veuillez ne pas vous présenter pour les photos de groupe, et le signaler au photographe lorsqu’il souhaite vous photographier.
Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous communiquerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.
Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.
L’ICHEC peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :
- La Haute Ecole ICHEC - ECAM – ISFSC, l’ASBL ICHEC, l’ASBL ICHEC Coopération internationale et l’ASBL ICHEC Alumni.
- Les fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
- D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.
L’ICHEC ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne.
L’ICHEC prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.
Quand l’ICHEC fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.
L’ICHEC prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.
Les images seront conservées pendant une année ; elles seront ensuite conservées à des fins d’archivages, de manière non nominative. Les autres données personnelles, utilisées pour l’organisation des cérémonies de proclamation seront détruites un mois après la tenue des cérémonies.
Si vous fournissez des Données à caractère personnel au Département économique en ce qui concerne d’autres individus, vous consentez : (a) à informer l’individu du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’individu conformément aux termes de la présente Politique.
Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse mail DPO@ichec.be en prouvant votre identité au moyen d’une copie recto de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.
Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et des exigences légales. Nous vous informerons de ces éventuelles modifications.
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
Personal Data Protection Policy for the collection of information in the context of registration for the Graduation ceremonies organized by ICHEC
Data controller: The ICHEC department of the ASBL Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, whose registered office is Boulevard Brand Whitlock 6, 1150 Brussels (hereinafter ICHEC), and whose data protection delegate is Jacques Folon (DPO@ichec.be).
ICHEC is committed to respecting the privacy of the persons it meets during its activities.
This Privacy Policy (hereinafter the Policy) describes how we handle the Personal Data we collect when managing your registration. We process your personal data in accordance with all applicable data protection regulations.
By accepting this Policy, by using the services of the ICHEC Department, you acknowledge and agree to the terms of the Policy and to the processing and transfers of Personal Data that will be carried out in accordance with the Policy.
The Personal Data we collect during our relationship are:
- Name, first name
- Email address
- Registration number
- Diploma
- Number of accompanying persons
We use this Personal Information for the following purposes:
- To organize the proclamation ceremonies, and to communicate with you in this context,
- To resolve complaints,
- Handle requests for access, rectification, etc.,
- To comply with applicable laws and regulatory obligations (including laws outside your country of residence), such as those relating to anti-money laundering and terrorist financing, to comply with legal process and to respond to requests from public government authorities (including those outside your country of residence).
The legal bases for the processing are as follows:
- For purpose 1 and 2: The consent of the data subject who has the right to withdraw consent at any time (without prejudice to the lawfulness of processing based on consent given prior to such withdrawal),
- For purpose 3 and 4: A legal obligation to which the controller is subjected to.
Photos will be taken during the proclamation ceremonies, and a download link containing all of them will be sent to all participants after the ceremony as a souvenir. They may also be used for promotional purposes. If you do not wish to be photographed, please do not show up for the group photos, and let the photographer know when he/she wants to take your photo.
Should we process Personal Data for purposes other than those set out in this article, we will provide you with information about the new purpose and any other necessary information before starting the new processing.
We do not use decision-making techniques based on automated processing that produce legal effects concerning the data subject or significantly affect him/her.
ICHEC may make Personal Data available to the following persons and entities:
- The Haute Ecole ICHEC - ECAM - ISFSC, the ASBL ICHEC, the ASBL ICHEC Coopération internationale and the ASBL ICHEC Alumni.
- External third-party service providers such as insurance companies, surveyors, computer systems service providers, support, hosting, printing service providers and other similar third-party vendors and subcontracted service providers who assist us in the performance of our activities.
- Other third parties with whom we may share Personal Data as part of an actual or proposed reorganization, merger, sale, joint venture, assignment, portfolio transfer or other transaction related to all or part of our business.
ICHEC does not transfer your data outside the European Union.
ICHEC takes appropriate technical and organizational measures that are in compliance with applicable Privacy and Data Protection Laws. If you have reason to believe that your interaction with us is no longer secure (for example, if you feel that the security of any Personal Data you may have with us may have been compromised), we would appreciate your immediate notification.
When ICHEC provides Personal Data to a service provider, the service provider will be carefully selected and shall use appropriate measures to ensure the confidentiality and security of the Personal Data.
ICHEC takes reasonable steps to ensure that the Personal Data processed is reliable for its intended use, and as accurate and complete as necessary to carry out the purposes described in this Policy.
The images will be kept for one year; they will then be kept for archiving purposes, in a non-nominative way. Other personal data used for the organization of the proclamation ceremonies will be destroyed one month after the ceremonies have taken place.
If you provide Personal Data to ICHEC regarding other individuals, you agree to: (a) to inform the individual of the contents of this Privacy Policy, and (b) to obtain legally required consent for the collection, use, disclosure, and transfer (including cross-border transfer) of Personal Data with respect to the individual in accordance with the terms of this Policy.
You have the right to access, rectify, object to the use of, or request the erasure, restriction, or portability of your Personal Data on certain bases. Please contact us at RGPD@ichec.be with a copy of the front of your ID card as proof of your identity, with any requests or if you have any questions or concerns regarding the way we handle your Personal Data. Please note that certain Personal Data may be exempt from the rights of access, rectification, erasure, restriction, objection, or portability under the GDPR or Belgian Privacy Laws.
We review the rules contained in this Policy regularly and reserve the right to make changes at any time to consider changes in our business and in legal requirements. We will notify you of any such changes.
If you are dissatisfied with the way we process your Personal Data and feel that contacting us will not resolve the problem, the applicable Privacy Laws give you the right to complain to the relevant supervisory authority: https://www.autoriteprotectiondonnees.be.